Ayarlar

Ayarlar ekranı, ekibinizin gelen kutusu genelinde kullandığı yeniden kullanılabilir kaynakları —departmanlar, etiketler ve kayıtlı yanıtlar— süpervizörlerin ve yöneticilerin yönettiği yerdir. Sol kenar çubuğundaki Ayarlar bağlantısından açın.

Ayarlar üç sekmeye ayrılmıştır. Bulunduğunuz sekme sayfa adresine yansır; böylece doğrudan örneğin Etiketler sekmesine giden bir bağlantıyı yer imine ekleyebilir veya paylaşabilirsiniz.

Bu kaynakların bir konuşmada ne işe yaradığını —yönlendirme, etiketleme, hazır yanıt ekleme— öğrenmek için bkz. Konuşmaları düzenleme.

Ayarları kim yönetebilir

Her personel; çalışma alanınızın tanımladığı departmanları, etiketleri ve kayıtlı yanıtları görüntüleyebilir. Bunları oluşturma, düzenleme ve silme yetkisi yalnızca süpervizörlere ve yöneticilere aittir.

Ajan olarak oturum açtığınızda listeler salt okunurdur: Yeni, Düzenle ve Sil işlemleri gizlenir. Bu, rolünüzle uyumludur — bkz. Roller ve izinler.

Departmanlar

Departman, Satış, Faturalama veya Destek gibi bir yönlendirme grubudur.

• Oluştur — Yeni'yi seçin, bir ad (zorunlu) ve isteğe bağlı olarak listelerde öne çıkması için bir renk girin.
• Düzenle — satırın işlemlerini açın ve adını veya rengini değiştirmek için Düzenle'yi seçin.
• Sil — Sil'i seçip onaylayın. Mevcut konuşmalar silinmez; yalnızca yönlendirme grubunu kaybeder.

Etiketler

Etiket, ekibinizin konuşmalara uyguladığı VIP, İade, Hata raporu gibi hafif bir etikettir.

• Oluştur — Yeni'yi seçin, bir ad (zorunlu) ve isteğe bağlı bir renk girin. Seçicilerin en üstüne sabitlemek için bir etiketi yıldızlı işaretleyebilirsiniz.
• Etiket adları çalışma alanınız içinde benzersizdir. Bir adı yeniden kullanırsanız form sizi uyarır ve farklı bir ad seçene dek hiçbir şey kaydedilmez.
• Düzenle / Sil, departmanlarla aynı şekilde çalışır.

Kayıtlı yanıtlar

Kayıtlı yanıt, ajanların bir konuşmaya eklediği yeniden kullanılabilir hazır bir yanıttır — bir karşılama, iade politikası, sorun giderme adımları.

• Oluştur — Yeni'yi seçin, bir ad (zorunlu) ve mesaj gövdesini (zorunlu) girin.
• Kayıtlı yanıt adları çalışma alanınız içinde benzersizdir; bir adı yeniden kullanmak satır içi bir mesajla reddedilir.
• Düzenle / Sil, diğer kaynaklarla aynı şekilde çalışır.

Dosya ekleme

Bir kayıtlı yanıt her türden dosya taşıyabilir — PDF fiyat listesi, beden tablosu, bir odanın fotoğrafları, kısa bir nasıl-yapılır videosu, sesli bir karşılama — böylece bunlar her seferinde aranmak yerine metinle birlikte gider.

• Yanıt formunda Ekler başlığı altından medya kütüphanenizden bir ya da birkaç dosya seçin: görsel, belge (PDF, Word, Excel, PowerPoint, metin, zip…), video ya da ses. Tek seferde birkaç tanesini işaretleyebilir, sonra geri dönüp Dosya ekle ile mevcutlara yenilerini ekleyebilirsiniz.
• Her dosya küçük resmi ya da tür simgesi, biçimi ve boyutuyla listelenir.
• Seçicinin içinden yüklediğiniz her dosya medya kütüphanenize katılır; diğer kayıtlı yanıtlar ve akışlarınız da aynı dosyayı gönderebilir. Tek fiyat listesi, tek dosya — bir kez değiştirin, onu kullanan her yer güncellenir.
• Bir dosyayı yanıttan kaldırmak için yanındaki ×'i kullanıp kaydedin. Son dosyayı kaldırmak yanıtı yalnızca metin hâline getirir. Yanıtta zaten olan bir dosyayı yeniden seçerseniz atlanır ve form hangisi olduğunu söyler.
• Yanıt başına en çok 10 ek. (Instagram tek mesajda on ek kabul ediyor; daha uzun bir liste bazı kanalların iletemeyeceği bir liste olurdu.)

Sıra önemlidir

Dosyalar listelendikleri sırayla gönderilir. Bir dosyayı tutamağından sürükleyerek ya da yanındaki oklarla (klavyeyle de çalışır) taşıyabilirsiniz. Bu süs değil: WhatsApp'ta her dosya kendi mesajı olarak, birbiri ardına ulaşır; Messenger ve Instagram'da ise art arda gelen resimler aynı sırayla gruplanmış olarak gelir. Bir odanın üç fotoğrafı soruyu bir sırayla yanıtlar — kastettiğiniz sıraya koyun.

Bir ajan yanıtı eklediğinde — seçiciden ya da #kısayol yazarak — her dosya gönderim kutusunda kendi eki olarak görünür; göndermeden önce tek tek gözden geçirebilir ya da çıkarabilir. Mobil uygulamada da aynı şekilde çalışır.

Kanal bir dosyayı taşıyamıyorsa

Bir kayıtlı yanıt tek bir kanala bağlı değildir, ama kanallar farklıdır: örneğin Threads görsel ve video iletir ama belge iletmez; her kanalın dosya türü başına bir boyut tavanı da vardır. Yanıt, eklendiği anda kullanıldığı konuşmaya göre denetlenir:

• Kanalın taşıyamadığı dosya "Gönderilmeyecek" yazan kırmızı bir çip alır ve gönderim kutusunun üstündeki satır nedenini söyler (dosya türü ya da boyut sınırı). Nedeni yeniden okumak için çipin üzerine gelin.
• O dosya mesajdan çıkarılır; metin ve diğer dosyalar yine gider. Hiçbir şey sessizce düşmez — ajan müşterinin neyi almayacağını tam olarak görür ve onu başka bir yoldan (örneğin bağlantı ya da e-posta olarak) gönderebilir.

Kayıtlı yanıtları her zaman bir kişi, gönderim kutusundan (web ya da mobil) gönderir — hiçbir akış ya da otomasyon kayıtlı yanıtı kendi başına göndermez; bu yüzden bu denetim her zaman harekete geçebilecek birinin önünde olur.

Neden bağlantı yapıştırmak yerine dosya seçiyorsunuz

Bir görsel bağlantısı çalışmayı bırakabilir — sayfa taşınır, paylaşım linkinin süresi dolar, biri klasörü toparlar. O andan sonra yanıt gönderilmeye devam eder ve resim sessizce ulaşmaz. Medya kütüphanenizdeki dosyalar çalışma alanınıza aittir; kayıtlı bir yanıt bu şekilde bayatlayamaz.

Medya kütüphanesi dosyaları planınızın depolama hakkından düşer ve her dosya, kaç yanıt kullanırsa kullansın bir kez saklanır.

İpuçları

• Değişiklikler çalışma alanınızdaki herkes için anında geçerli olur.
• Bir kaynağı silmek geri alınamaz; aktif kullanımdaki birini kaldırmadan önce onaylayın.
• Adları kısa ve tanınabilir tutun; gelen kutusu genelindeki seçicilerde görünürler.